Kraus Accounting
Services
Für Steuerkanzleien
Zusätzliche Kapazität für Ihre Steuerkanzlei – ohne unnötigen Organisationsaufwand
KAS unterstützt Steuerkanzleien flexibel bei laufenden Finanzbuchhaltungen, Rückständen, Auslastungsspitzen und vorbereitenden Arbeiten im Jahresabschlussprozess.
Wir integrieren uns in Ihre bestehenden Kanzleiprozesse, arbeiten nach Ihren Vorgaben und unterstützen bereits bei der Einrichtung von Berechtigungen, Dokumentation und technischen Zugängen.
Digitale ZusammenarbeitArbeiten nach KanzleistandardPersonalisierte ZugängeDokumentierte Bearbeitung
Kontrollierter Kanzleiprozess
Ihre KanzleiStandard, Rechte & Freigabe
↓
KASBearbeitung & Dokumentation
↓
Arbeitsergebnisnachvollziehbar & freigabefähig
Zugriffbegrenzt
Statusdokumentiert
KontrolleKanzlei
Typische Herausforderungen
Kapazitätsprobleme lassen sich nicht immer durch zusätzliches Stammpersonal lösen
Steuerkanzleien müssen Arbeitsspitzen bewältigen, obwohl qualifiziertes Personal nicht jederzeit verfügbar ist.
Auslastungsspitzen
Bestimmte Monate oder Fristen führen regelmäßig zu deutlich höherem Bearbeitungsaufwand.
Personalausfälle
Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder Kündigungen reduzieren kurzfristig verfügbare Kapazitäten.
Buchhaltungsrückstände
Laufende Mandate geraten in Rückstand und binden zunehmend interne Ressourcen.
Neue Mandate
Neue Mandanten sollen übernommen werden, bevor zusätzliche Mitarbeiter verfügbar sind.
Abschlusszeiten
Vorbereitende Arbeiten für Jahresabschlüsse treffen auf bereits ausgelastete Fachkräfte.
Fachkräftemangel
Geeignete Mitarbeiter lassen sich nicht immer rechtzeitig oder wirtschaftlich einstellen.
KAS stellt zusätzliche Bearbeitungskapazität bereit, ohne dass unmittelbar eine langfristige Personalbindung erforderlich wird.
Nicht nur zusätzliche Arbeitskraft
Externe Unterstützung muss Ihre Kanzlei tatsächlich entlasten
Die eigentliche Buchhaltungsarbeit ist häufig nicht die größte Hürde einer Zusammenarbeit.
Typischer zusätzlicher Aufwand
- Vertrags- und Datenschutzfragen
- Verschwiegenheits
anforderungen - DATEV-Berechtigungen
- VPN- und Remote-Zugänge
- Information der Kanzleimitarbeiter
- Einführung in Kanzleistandards
- Dokumentations
anforderungen - Spätere Sperrung der Zugänge
KAS bringt einen vorbereiteten Onboardingprozess mit
Verträge & AbgrenzungVorbereitete Leistungs- und Verantwortungsabgrenzung
BerechtigungenStrukturierte Anforderung der DATEV- und Systemrechte
IT-EinrichtungInformationen für VPN-, Remote- oder ASP-Zugänge
MitarbeiterinformationKlare Beschreibung der Zusammenarbeit
DokumentationVorlagen für laufende und vorbereitende Arbeiten
OffboardingRechteentzug, Datenrückgabe und Löschung
Sie müssen die Einbindung eines externen Dienstleisters nicht von Grund auf selbst organisieren.
Typische Einsatzbereiche
Unterstützung genau dort, wo sie benötigt wird
Laufende Finanzbuchhaltung
Übernahme einzelner Mandate oder definierter Mandatsgruppen nach den Vorgaben Ihrer Kanzlei.
Aufarbeitung von Rückständen
Strukturierte Bearbeitung noch nicht abgeschlossener Buchhaltungszeiträume.
Auslastungsspitzen
Zusätzliche Kapazität für zeitlich begrenzte Mehrbelastungen.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Befristete Unterstützung, ohne dauerhaft zusätzliches Personal aufzubauen.
Neue Mandate
Zusätzliche Bearbeitungskapazität während des Aufbaus eigener Personalressourcen.
Jahresabschlussvorbereitung
Dokumentierte vorbereitende Arbeiten nach den Vorlagen und Standards Ihrer Kanzlei.
Arbeiten nach Kanzleistandard
Ihre Prozesse und Vorlagen bleiben der Standard
Wir führen keine parallele KAS-Arbeitswelt neben Ihrer Kanzlei ein. Die Bearbeitung orientiert sich an den vorhandenen Vorgaben und Arbeitsmitteln Ihrer Kanzlei.
KontierungsrichtlinienDATEV-StrukturenDMS-AblagenKanzleihandbücherBuchhaltungschecklistenAbschlusschecklistenKontennachweiseArbeitspapiereDokumentationsstandardsFreigabeprozesse
KAS passt sich Ihrem Kanzleiprozess an – nicht umgekehrt.
Bearbeiten
Klar definierte standardisierte Tätigkeiten.
Dokumentieren
Festgelegte Arbeits- und Prüfungsnachweise.
Rückfragen
Definierte fachliche und organisatorische Eskalationspunkte.
Freigabe
Durch die zuständige Person innerhalb der Steuerkanzlei.
DATEV & technische Integration
Zugänge so weit wie nötig – und so eng wie möglich
Die Zusammenarbeit wird passend zu Ihrer vorhandenen IT-Umgebung eingerichtet.
Vereinfachte Berechtigungsmatrix
Mögliche Modelle: DATEV ASP / SmartIT, Remote Desktop, VPN, definierte Kanzleiarbeitsplätze und vereinbarte Schnittstellen.
AnwendungUmfangStatus
DATEV RechnungswesenMandat 100–103freigeben
DMSFiBu-Bereichbegrenzt
ASP / RemotebefristetMFA
Administrationausgeschlossenkein Recht
- Name und geschäftliche E-Mail-Adresse
- Benötigte Anwendungen und Mandate
- DMS-Bereiche und Zeiträume
- Beginn, Ende und Befristung
- Fachlich verantwortlicher Ansprechpartner
- Ausdrücklich ausgeschlossene Rechte
Grundsätze für technische Zugänge
Persönliche Konten
Keine geteilten Sammelkennungen.
Mandatsbezogene Rechte
Nur erforderliche Mandate und Anwendungen.
Mehrfaktor-Authentifizierung
Soweit unterstützt oder vorgegeben.
Zentrale Kontrolle
Die Kanzlei behält jederzeit die Kontrolle.
KAS kann die technische Abstimmung mit Ihrem IT-Dienstleister vorbereiten und koordinieren. Die Freigabe verbleibt bei Ihrer Kanzlei.
MitarbeiterdatenBerechtigungEinrichtungTestFreigabe
🔒
Vertrauliche Mandantendaten
Sensible Daten benötigen klare Regeln
Vor Beginn werden Leistungsumfang, Verschwiegenheit, Zugriffsrechte, Datenschutz, technische Maßnahmen, Kommunikationswege, Mitarbeitereinsatz, Unterauftragnehmer sowie Löschung und Rückgabe geregelt.
- Leistungsumfang und Verantwortlichkeiten
- Verschwiegenheit und Datenschutz
- Zulässige Kommunikationswege
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Löschung und Rückgabe von Daten
- Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen
Untervollmacht: Soweit eine Unterbevollmächtigung erforderlich und zulässig ist, kann sie entsprechend der Vereinbarung berücksichtigt werden. Sie ersetzt nicht die Regelungen zu Datenschutz, Verschwiegenheit, Datenzugriff und Verantwortlichkeiten.
Verschwiegenheit
Verpflichtungen für KAS und eingesetzte Mitarbeiter.
Datenschutz
Klare Einordnung und notwendige Vereinbarungen.
Zugriffsbegrenzung
Nur konkret benötigte Mandate und Informationen.
Offboarding
Dokumentierter Rechteentzug und Datenabschluss.
KAS erhält nur Zugriff auf die Mandate und Informationen, die für die konkret vereinbarte Tätigkeit benötigt werden.
KAS-Kanzlei-Onboarding
Ein vorbereiteter Prozess für die Zusammenarbeit
KAS stellt auf Wunsch ein strukturiertes, auf Kanzlei und Systeme angepasstes Onboarding-Paket bereit.
Leistungsvereinbarung
Aufgaben, Umfang, Fristen und Vergütung.
Verantwortungsabgrenzung
Trennung zwischen Bearbeitung und fachlicher Verantwortung.
Datenschutz
Einordnung und notwendige Vereinbarungen.
Verschwiegenheit
Verpflichtungen für KAS und eingesetzte Mitarbeiter.
Technische Maßnahmen
Dokumentation der Sicherheitsvorkehrungen.
DATEV-Berechtigungsmatrix
Anwendungen, Mandate und Zugriffsrechte.
IT-Anforderungen
VPN, ASP, Remote-Zugänge und Arbeitsgeräte.
Mitarbeiterinformation
Kurzbeschreibung für Ihre Kanzleimitarbeiter.
Abschlussdokumentation
Arbeitspapiere und Statusübersichten.
Offboarding
Rechteentzug, Datenrückgabe und Löschbestätigung.
Der konkrete Umfang wird an Ihre Kanzlei, Ihre Systeme und die vereinbarten Tätigkeiten angepasst.
Jahresabschlussprozess
Dokumentierte Zuarbeit nach Ihren Vorlagen
Wir arbeiten mit den Abschlusschecklisten, Kontennachweisen, Arbeitspapieren, DATEV-Akten, DMS-Strukturen und Freigabestandards Ihrer Kanzlei.
Kontenabstimmung
- Banken und Kassen
- Forderungen und Verbindlichkeiten
- Offene Posten
- Darlehens- und Verrechnungskonten nach Vorgabe
Unterlagen
- Banknachweise
- Darlehensunterlagen
- Anlagenunterlagen
- Verträge und fehlende Nachweise
Dokumentation
- Differenzen
- Offene Rückfragen
- Fehlende Unterlagen
- Fachlich zu entscheidende Sachverhalte
- Bearbeitungsstatus
Technische Umsetzung
- Konkrete Buchungsanweisungen
- Pflege von Arbeitspapieren
- Nachbearbeitung freigegebener Sachverhalte
Dokumentations-DashboardStatuslogik
Erledigtvollständig bearbeitet
Unterlage fehltNachweis steht aus
Rückfrage offenInformation erforderlich
Fachliche Entscheidungdurch Berufsträger
Buchung vorgeschlagenwartet auf Freigabe
Freigegebendurch Kanzlei geprüft
KAS bereitet vor und dokumentiert. Fachliche Würdigung, Entscheidung und Verantwortung verbleiben bei Ihrer Kanzlei.
Qualität & Kontrolle
Nachvollziehbare Bearbeitung statt Blackbox
Bearbeiter, Datum, Datenstand, bearbeitete Bereiche, Nachweise, offene Punkte, Änderungsvorschläge und Freigabestatus können je nach Mandat dokumentiert werden.
Kanzleistandard
Wir arbeiten nach Ihren Vorgaben.
Dokumentation
Offene Punkte und Bearbeitungsstände werden nachvollziehbar festgehalten.
Eskalation
Fachlich zu entscheidende Sachverhalte werden gekennzeichnet.
Freigabe
Die abschließende Kontrolle verbleibt bei Ihrer Kanzlei.
Probleme werden dokumentiert und abgestimmt – nicht stillschweigend angenommen.
Einstieg über ein Pilotmandat
Zusammenarbeit zunächst kontrolliert erproben
Eine Kanzlei muss nicht sofort mehrere Mandate oder umfangreiche Zugriffsrechte freigeben. Für den Einstieg empfehlen wir ein klar abgegrenztes Pilotmandat.
1Mandat auswählen
2Rechte begrenzen
3Standard festlegen
4Bearbeiten
5Gemeinsam bewerten
6Umfang erweitern
Flexible Zusammenarbeitsmodelle
Unterstützung passend zu Ihrem tatsächlichen Bedarf
Der konkrete Leistungs- und Vergütungsrahmen wird passend zu Einsatz, Zeitraum und Planbarkeit vereinbart.
Stundenkontingent
Für wechselnden monatlichen Unterstützungsbedarf.
- Geeignet für
- Flexible Spitzen
- Abrechnung
- Nach Aufwand
- Zeitraum
- Monatlich
Reservierte Kapazität
Fest vereinbarte Stunden pro Woche oder Monat.
- Geeignet für
- Planbaren Bedarf
- Abrechnung
- Reserviertes Volumen
- Zeitraum
- Wiederkehrend
Mandatspauschale
Für klar definierte wiederkehrende Buchhaltungen.
- Geeignet für
- Standardmandate
- Abrechnung
- Vereinbarte Pauschale
- Zeitraum
- Laufend
Projektpauschale
Für Rückstände oder abgegrenzte Sonderprojekte.
- Geeignet für
- Definierte Bestände
- Abrechnung
- Projektbezogen
- Zeitraum
- Befristet
Befristete Vertretung
Für Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder offene Stellen.
- Geeignet für
- Temporäre Ausfälle
- Abrechnung
- Nach Vereinbarung
- Zeitraum
- Befristet
Interne MitarbeiterinformationKAS × Kanzlei
01Aufgaben und Zuständigkeiten
02Auftragserteilung und Kontrolle
03Dokumentation von Rückfragen
04Kommunikationswege
05Technische Ansprechpartner
06Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle
Information Ihrer Mitarbeiter
Externe Unterstützung sollte intern klar verständlich sein
KAS kann eine vorbereitete Mitarbeiterinformation und einen kurzen digitalen Einführungstermin bereitstellen.
1Rollen und Aufgaben erklären
2Arbeits- und Freigabewege zeigen
3Rückfragenprozess abstimmen
4Technische Wege erläutern
5Ansprechpartner benennen
KAS soll als klar eingebundener Bestandteil eines definierten Prozesses wahrgenommen werden – nicht als unbekannter externer Zugriff.
Offboarding
Kontrolle endet nicht mit dem letzten Bearbeitungstag
Der spätere Rechteentzug wird bereits beim Onboarding berücksichtigt.
Auftrag beenden
Beendigung und Stichtag werden dokumentiert.
Offene Vorgänge übergeben
Noch nicht abgeschlossene Sachverhalte werden zusammengefasst.
Zugänge sperren
DATEV-, DMS-, VPN- und Remote-Rechte werden deaktiviert.
Daten zurückgeben oder löschen
Temporäre Daten werden entsprechend der Vereinbarung behandelt.
Abschluss dokumentieren
Rückgabe beziehungsweise Löschung wird bestätigt.
Passende Kanzleien
Besonders sinnvoll für Kanzleien, die …
digital arbeiten
und externe Zugriffe kontrolliert in bestehende Systeme integrieren können.
Kapazitätsengpässe haben
und kurzfristig zusätzliche Bearbeitung benötigen.
Rückstände abbauen möchten
ohne das eigene Team zusätzlich zu belasten.
wachsen
und neue Mandate schneller aufnehmen als Personal einstellen können.
zeitweise Unterstützung benötigen
beispielsweise bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.
standardisierte Prozesse besitzen
und Bearbeitungs- sowie Dokumentationsvorgaben klar definieren können.
Besonders effizient funktioniert die Zusammenarbeit, wenn Zuständigkeiten, Zugänge und Bearbeitungsstandards vor Beginn eindeutig festgelegt werden.
Warum KAS?
Fachliches Verständnis trifft Prozess- und IT-Kompetenz
KAS verbindet Perspektiven, die für die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien besonders relevant sind.
Rechnungswesen & Taxation
Verständnis für buchhalterische und steuerliche Zusammenhänge.
Audit & Qualität
Dokumentierte Prozesse, interne Kontrollen und Datenqualität.
IT & Digitalisierung
Systeme, Berechtigungen, Schnittstellen und digitale Abläufe.
Kanzleiprozesse
Trennung zwischen Bearbeitung, Entscheidung und Freigabe.
Persönliche Betreuung
Direkte Ansprechpartner und kurze Abstimmungswege.
FAQ
Häufige Fragen
DATEV & IT
Arbeiten Sie direkt in unserem DATEV-System?
Je nach technischer und organisatorischer Ausgestaltung kann die Bearbeitung innerhalb der Kanzleiumgebung erfolgen. Zugänge und Berechtigungen werden vor Beginn abgestimmt.
Welche DATEV-Rechte benötigen Sie?
Nur die für das jeweilige Mandat und die vereinbarte Tätigkeit erforderlichen Rechte. KAS kann eine vorbereitete Berechtigungsmatrix bereitstellen.
Benötigen Sie einen VPN-Zugang?
Das hängt von Ihrer IT-Umgebung ab. Bei ASP-, SmartIT- oder Remote-Lösungen kann ein anderer Zugang sinnvoller sein.
Datenschutz & Zugriffe
Können Zugriffe auf einzelne Mandate begrenzt werden?
Das ist ausdrücklich gewünscht. Der Zugriff sollte auf die tatsächlich benötigten Mandate und Anwendungen begrenzt werden.
Ist eine Untervollmacht immer erforderlich?
Nicht für jede Zusammenarbeit. Erforderlichkeit und Umfang hängen von Tätigkeit sowie Mandats- und Vollmachtssituation ab.
Wie erfolgt das Offboarding?
Übergabe offener Vorgänge und Entzug von DATEV-, DMS-, VPN- und sonstigen Systemrechten werden strukturiert dokumentiert.
Bearbeitung & Qualität
Wie erfolgt die fachliche Kontrolle?
Die abschließende fachliche Kontrolle und Freigabe verbleiben bei der Steuerkanzlei. Der Kontrollprozess wird beim Onboarding festgelegt.
Können Sie unsere Abschlussvorlagen verwenden?
Ja. Wir arbeiten bevorzugt mit den vorhandenen Checklisten, Kontennachweisen, Arbeitspapieren und Dokumentationsstandards der Kanzlei.
Können Sie Buchhaltungsrückstände aufarbeiten?
Ja. Vor einer verbindlichen Kalkulation werden Umfang, Datenqualität und fehlende Unterlagen betrachtet.
Wer kommuniziert mit dem Mandanten?
Das wird vor Beginn festgelegt. Die Kommunikation kann über die Kanzlei oder für definierte buchhalterische Rückfragen unmittelbar erfolgen.
Kapazitäten
Können feste monatliche Kapazitäten reserviert werden?
Ja. Neben einzelnen Projekten können wiederkehrende Stundenkontingente beziehungsweise reservierte Kapazitäten vereinbart werden.
Unverbindliches Kapazitätsgespräch
Zusätzliche Kapazität schaffen, ohne Ihre Kanzleiprozesse neu zu erfinden
Gemeinsam klären wir den gewünschten Umfang, die technische Einbindung und einen kontrollierten Start.
- Mandate und Tätigkeiten
- Eingesetzte Systeme
- Benötigte Zugänge
- Kanzleistandards
- Dokumentation und Freigabe
- Zeitlicher Kapazitätsbedarf
- Eignung eines Pilotmandats