Kraus Accounting
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Power BI Reporting & Controlling
Aus Unternehmensdaten werden Entscheidungsgrundlagen
Buchhaltungs-, Personal- und Unternehmensdaten enthalten weit mehr Informationen, als eine monatliche Standardauswertung sichtbar macht.
KAS entwickelt individuelle Power-BI-Berichte, mit denen relevante Kennzahlen strukturiert zusammengeführt, visualisiert und regelmäßig ausgewertet werden können. So entsteht aus vorhandenen Daten ein übersichtliches Reporting, das Entwicklungen, Abweichungen und Handlungsbedarf schneller sichtbar macht.
Individuelle DashboardsWiederverwendbare DatenmodelleAutomatisierbare AktualisierungKlare Kennzahlen
Umsatz1,28 Mio.+ 8,4 %
Ergebnis184 Tsd.+ 4,1 %
Liquidität426 Tsd.aktuell
Umsatz & ErgebnisJan – Dez
Kosten nach Bereichen
Forderungen
Die Ausgangslage
Zahlen sind vorhanden – aber häufig nicht entscheidungsfähig aufbereitet
In vielen Unternehmen liegen relevante Informationen verteilt über unterschiedliche Systeme, Dateien und Standardauswertungen vor.
Zu viele Einzelauswertungen
BWA, offene Posten, Personalkosten, Umsatzlisten und Planungsdaten müssen separat betrachtet und miteinander verglichen werden.
Rückblick statt Steuerung
Standardberichte zeigen häufig den vergangenen Zeitraum, aber nicht unmittelbar Trends, Abweichungen oder deren Ursachen.
Manuelle Excel-Auswertungen
Berichte werden Monat für Monat erneut zusammengestellt, kopiert und angepasst.
Unterschiedliche Datenstände
Mehrere Dateien und Auswertungen führen schnell zu unterschiedlichen Zahlenständen und Diskussionen über die Datengrundlage.
Unsere Lösung
Wir entwickeln aus Ihren vorhandenen Daten ein strukturiertes Reportingmodell, das wiederkehrende Auswertungen standardisiert und relevante Unternehmensinformationen an einer Stelle zusammenführt.
Mögliche Auswertungen
Reporting passend zu Ihrem Unternehmen
Die benötigten Berichte werden nicht aus einer Standardvorlage übernommen. Gemeinsam definieren wir, welche Informationen für die Steuerung Ihres Unternehmens tatsächlich relevant sind.
Ergebnis & Entwicklung
- Umsatz und Rohertrag
- Kosten und Betriebsergebnis
- Ergebnisentwicklung
- Vorjahresvergleich
- Plan-Ist-Abweichungen
Liquidität & Forderungen
- Liquiditätsentwicklung
- Bankbestände
- offene Forderungen
- offene Verbindlichkeiten
- Fälligkeiten
- Altersstruktur offener Posten
Kosten & Unternehmensbereiche
- Kostenstellen und Kostenträger
- Projekte
- Niederlassungen
- Geschäftsbereiche
- Deckungsbeiträge
Personal
- Personalkosten
- Personalkostenquote
- Beschäftigtenentwicklung
- Kosten nach Abteilung
- Produktivitätskennzahlen
- Soll-Ist-Entwicklung
Vertrieb & Umsatz
- Umsatz nach Kunde, Produkt oder Region
- Auftragsentwicklung
- Kundenstruktur
- Konzentrationsrisiken
Individuelle Kennzahlen
- branchenspezifische KPIs
- eigene Zielwerte
- Ampellogiken
- Schwellenwerte
- individuelle Managementkennzahlen
Management-Dashboard
Die wichtigsten Informationen auf einen Blick
Ein Management-Dashboard sollte nicht möglichst viele Diagramme enthalten. Es sollte die Fragen beantworten, die für die Unternehmenssteuerung relevant sind.
Umsatz1,28 Mio.
Ergebnis184 Tsd.
Liquidität426 Tsd.
Personalkosten31,4 %
Offene Forderungen92 Tsd.
Umsatz- und Ergebnisverlauf
Plan / Ist
Kostenstruktur
Forderungen nach Fälligkeit
Vom Überblick zum Detail: Filter und Auswertungsdimensionen ermöglichen es, Auffälligkeiten gezielt nach Kostenstellen, Kunden, Projekten, Niederlassungen oder Kostenarten weiter zu untersuchen.
Datenquellen
Wir arbeiten mit den Daten, die bereits vorhanden sind
Power BI ersetzt nicht Ihre Buchhaltungs- oder Unternehmenssoftware. Die vorhandenen Daten werden strukturiert übernommen und für die Auswertung miteinander verbunden.
Buchhaltung
Excel / CSV
Lohn & Personal
ERP / WaWi
CRM
SQL / Projekte
DatenmodellBereinigen · Verbinden · Berechnen
→Power BI DashboardReporting & Controlling
Buchhaltungsdaten
Konten, Buchungssätze, Kostenstellen, offene Posten, Salden und Monatswerte.
Excel- und CSV-Dateien
Planung, Budgets, individuelle Auswertungen und branchenspezifische Informationen.
Unternehmenssysteme
ERP, Warenwirtschaft, CRM, Zeiterfassung, Projektmanagement und Datenbanken.
Personal- und Lohndaten
Personalkosten, Abteilungen, Beschäftigtenzahlen, Stunden und Produktivität.
Nachhaltige Grundlage
Nicht nur ein Dashboard – ein Datenmodell
Der eigentliche Mehrwert liegt nicht ausschließlich in der grafischen Darstellung. Wir strukturieren die Daten so, dass die Auswertung bei neuen Monats-, Quartals- oder Jahresdaten erneut verwendet werden kann.
BereinigenFormate und Strukturen vereinheitlichen
ModellierenTabellen logisch verbinden
BerechnenKPIs eindeutig definieren
VisualisierenInformationen verständlich darstellen
AktualisierenNeue Daten standardisiert übernehmen
DokumentierenQuellen und Logiken nachvollziehbar halten
Projektablauf
Vom Datenbestand zum fertigen Reporting
Ziele und Kennzahlen
Entscheidungen, KPIs, Nutzer und Auswertungsdimensionen definieren.
Datenbestand analysieren
Systeme, Exporte, Qualität, Historie und Verknüpfungen prüfen.
Datenmodell entwickeln
Daten strukturieren, bereinigen und miteinander verbinden.
Prototyp erstellen
Eine erste Dashboard-Version mit den wichtigsten Kennzahlen entwickeln.
Gemeinsam validieren
Zahlen und Berechnungen fachlich abstimmen und abgleichen.
Produktiv setzen
Bericht, Datenmodell und Aktualisierungsprozess einrichten.
Übergabe & Einweisung
Navigation, Filter, Kennzahlen, Aktualisierung und Interpretation erläutern.
Datenaktualisierung
Vom manuellen Import bis zum automatisierten Reporting
Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche technische Lösung. Das Aktualisierungsmodell richtet sich nach Datenquelle, Informationsbedarf, Kosten und tatsächlichem Nutzen.
Standardisierter Dateiimport
Neue Daten werden regelmäßig in einem definierten Format bereitgestellt.
- monatliche CSV-Exporte
- Excel-Auswertungen
- kleinere Unternehmen
- Quellen ohne Schnittstelle
Zentraler Datenprozess
Dateien werden über definierte Unternehmensspeicher oder gemeinsame Quellen bereitgestellt.
- wiederkehrende Reports
- mehrere Nutzer
- standardisierte Abläufe
Automatisierte Anbindung
Soweit technisch möglich, werden Datenbanken oder andere Quellen direkt angebunden.
- häufige Aktualisierungen
- umfangreiche Datenbestände
- automatisierte Prozesse
Wichtig
Die technisch aufwendigste Lösung ist nicht automatisch die beste. Wir wählen den Aktualisierungsprozess nach Informationsbedarf, Datenquelle, Kosten und tatsächlichem Nutzen.
Summen✓
Perioden✓
Filter✓
Plausibilitätsverlaufgeprüft
Qualitätssicherung
Ein Dashboard ist nur so gut wie seine Daten
Vor dem produktiven Einsatz werden Kennzahlen und Daten nachvollziehbar geprüft.
- Abstimmung mit Buchhaltungsauswertungen
- Plausibilitätskontrollen
- Prüfung von Perioden und Datumsbezügen
- Kontrolle von Summen und Salden
- Vergleich bestehender Kennzahlen
- Prüfung der Filterlogiken
- Dokumentation der Berechnungsregeln
- Test verschiedener Nutzerszenarien
Visualisierung ersetzt keine Datenprüfung.
Berechtigungen & Datenschutz
Unternehmensdaten nur für die vorgesehenen Nutzer
Der Zugriff auf Berichte und Daten wird entsprechend dem jeweiligen Projekt konzipiert. Soweit sinnvoll, wird das Reporting in der Microsoft-Umgebung des Auftraggebers eingerichtet.
Technik
- Power BI und Microsoft 365
- Datenquellen und Aktualisierung
- Microsoft-Tenant und Lizenzmodell
- externe Zugriffe
▣
Berechtigungen
- Nutzer und getrennte Benutzergruppen
- Rollen und Freigaben
- Gesellschaften, Kostenstellen und Bereiche
- Management- und Detailinformationen
Unser Grundsatz
Ihre Unternehmensdaten sollen möglichst dort verbleiben, wo sie organisatorisch hingehören: in Ihrer eigenen kontrollierten Systemumgebung.
Projektabschluss
Was Sie erhalten: keine Blackbox
Ein Power-BI-Projekt sollte nicht dazu führen, dass Sie dauerhaft von einem externen Entwickler abhängig sind. Je nach vereinbartem Projektumfang erhalten Sie:
Das fertig entwickelte Reporting mit den vereinbarten Seiten und Auswertungen.
Die strukturierte Grundlage für die wiederkehrende Auswertung.
Beschreibung der wesentlichen KPIs und Berechnungslogiken.
Übersicht der verwendeten Dateien, Tabellen und Systeme.
Dokumentation, wie neue Daten bereitgestellt oder aktualisiert werden.
Filter, Auswertungsfunktionen, Navigation und Übergabe verständlich erläutert.
Das Reporting soll zu Ihrem Unternehmen gehören – nicht zu Ihrem Dienstleister.
Power BI für Unternehmen
Mehr Transparenz für Geschäftsführung und Controlling
Besonders geeignet für Unternehmen, die:
- monatlich mehrere Auswertungen zusammenführen,
- Geschäftsbereiche vergleichen,
- Kostenstellen oder Projekte analysieren,
- Plan-Ist-Abweichungen verfolgen,
- Liquidität und Forderungen überwachen,
- Personalkosten detailliert betrachten,
- ein gemeinsames Reporting bereitstellen möchten.
Ergebnis184 Tsd.
Plan / Ist+ 4,1 %
Liquidität426 Tsd.
Personalquote31,4 %
Power BI für Steuerkanzleien
Aus Buchhaltungsdaten zusätzliche Mehrwerte schaffen
Power BI kann Kanzleien dabei unterstützen, Mandanten über klassische Standardauswertungen hinaus zusätzliche betriebswirtschaftliche Analysen anzubieten.
Kanzleidaten &
Buchhaltungsdaten
→Buchhaltungsdaten
Standardisiertes
Reportingmodell
→Reportingmodell
Individueller
Mandantenreport
Mandantenreport
Mögliche Einsatzbereiche
- individuelle Mandantenreports und Branchenkennzahlen
- Mehrjahresvergleiche
- Kosten-, Ergebnis- und Liquiditätsanalysen
- Personalkostenanalysen
- standardisierte Vorlagen für Mandatsgruppen
Besonders interessant
Ein einmal entwickeltes Reportingmodell kann bei vergleichbar strukturierten Mandanten als Grundlage für weitere Auswertungen dienen.
Zusammenarbeitsmodelle
Von der einmaligen Entwicklung bis zum laufenden Reporting
Einmaliges Power-BI-Projekt
Für klar definierte Daten und Reportinganforderungen.
- Anforderungsanalyse
- Datenmodell
- Dashboardentwicklung
- Tests und Dokumentation
- Übergabe
Einrichtung mit Aktualisierung
Für regelmäßige Monats- oder Quartalsberichte.
- laufende Datenaufbereitung
- Aktualisierung
- Plausibilitätsprüfung
- Anpassung des Reportings
Optimierung & Support
Bestehende Berichte bei neuen Anforderungen erweitern.
- neue Kennzahlen
- weitere Gesellschaften oder Datenquellen
- neue Kostenstellen
- zusätzliche Berichtsseiten
Häufige Fragen
Antworten rund um Ihr Power-BI-Projekt
Benötige ich bereits Power BI?
Nein. Im Erstgespräch prüfen wir zunächst die vorhandene Microsoft- und Datenumgebung sowie den tatsächlichen Reportingbedarf.
Können bestehende Excel- oder CSV-Auswertungen verwendet werden?
In vielen Projekten bilden bestehende Dateien und Exporte die Ausgangsbasis. Entscheidend ist, ob Datenstruktur und Qualität für eine wiederholbare Verarbeitung geeignet sind.
Muss meine Buchhaltung bei KAS geführt werden?
Nein. Power-BI-Projekte können auch auf Daten aus anderen Buchhaltungs-, ERP- oder Unternehmenssystemen aufgebaut werden.
Muss ich jeden Monat einen neuen Bericht erstellen lassen?
Ziel ist grundsätzlich ein wiederverwendbares Daten- und Reportingmodell. Wie neue Daten eingespielt werden, hängt von der jeweiligen Datenquelle ab.
Können Daten aus mehreren Gesellschaften zusammengeführt werden?
Grundsätzlich ja, sofern Datenstruktur, Berechtigungen und fachliche Vergleichbarkeit dies ermöglichen.
Können einzelne Nutzer unterschiedliche Daten sehen?
Je nach technischer Gestaltung können Nutzer- und Datenzugriffe unterschiedlich konfiguriert werden. Die konkrete Berechtigungsstruktur wird im Projekt festgelegt.
Können auch Daten außerhalb der Buchhaltung berücksichtigt werden?
Ja. Planungs-, Personal-, Projekt-, Vertriebs- oder andere Unternehmensdaten können in das Reporting einbezogen werden.
Können bestehende Power-BI-Berichte überarbeitet werden?
Ja. Datenmodelle und Berichte können hinsichtlich Struktur, Kennzahlen, Visualisierung, Datenqualität und Aktualisierungsprozess analysiert werden.
Wer besitzt den fertigen Bericht?
Eigentum, Nutzungsrechte, Dateien und Zugänge werden im Angebot eindeutig geregelt. Ziel ist eine Lösung, die in der Systemumgebung des Auftraggebers weiter genutzt werden kann.
Unverbindliches Erstgespräch
Aus Ihren Daten ein Reporting entwickeln, das Sie tatsächlich nutzen
Im Potenzialgespräch klären wir gemeinsam die Ausgangslage Ihres Unternehmens.
- Welche Informationen erhalten Sie heute?
- Welche Entscheidungen soll das Reporting unterstützen?
- Welche Datenquellen sind vorhanden?
- Welche Kennzahlen werden benötigt?
- Wie häufig sollen Daten aktualisiert werden?
- Welche Nutzer benötigen Zugriff?
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